Una de las actividades o funciones que los ciudadanos reconocen como una actividad propia de las instituciones públicas, y por la que éstos juzgan la eficiencia de un gobierno, son los trámites.

Los trámites se conciben como obligaciones de información que el gobierno impone a los ciudadanos, empresas, y organizaciones sociales (particulares o regulados) y representan cargas de tipo administrativo, ya que se refieren a actividades de recopilación y entrega de documentos (papeleo) para solicitudes (de permisos, licencias, subsidios, etc.), generación de reportes, llenado de formularios, avisos o notificaciones, pagos, entre otras.

A estas actividades, los particulares deben dedicar tiempo para recopilar, generar y entregar la información requerida por las oficinas gubernamentales; ello con el fin de obtener un beneficio o servicio, cumplir con una obligación establecida en alguna normatividad, o bien para obtener cualquier resolución.

La idea que subyace detrás de los trámites (cargas administrativas – obligaciones de información) es que los particulares, normalmente, no generarían y/o entregarían esta información al gobierno por voluntad propia, de no ser porque los obliga la regulación. Esto significa que los particulares destinan cierta cantidad de recursos (humanos, financieros y materiales) para cumplir con las obligaciones de información –trámites- que les impone el gobierno, pudiendo dedicar esos recursos a otras actividades de mayor valor agregado en sus negocios o en general en su vida, tales como procesos de innovación, capacitación, producción, entre otras.

Por otra parte, para el gobierno, los trámites representan una fuente de información muy valiosa para decidir a quiénes otorgar beneficios y/o servicios, para verificar que la regulación se cumple, para obtener registros de las actividades reguladas de los particulares y desarrollar políticas públicas o mejorar las existentes. Por ello, podemos decir que naturalmente el gobierno podría tender a establecer trámites cuando requiera información de los particulares y regulados, y cuenta con la potestad para ello.En este sentido, no sería posible ni eficiente para el gobierno eliminar todos los trámites (obligaciones de información) ya que requiere de esa información para hacer su trabajo y tomar las mejores decisiones para la sociedad. Sin embargo, lo que sí sería posible, es que las oficinas gubernamentales hicieran ejercicios de análisis, para identificar cuál información resulta innecesaria, es decir ociosa, repetitiva u obsoleta; igualmente sería conveniente que en estos ejercicios se identificaran las obligaciones de información que podrían resultar excesivamente costosas de generar para los particulares, y repensar si realmente es necesaria para los fines del gobierno, o bien si el gobierno tiene forma de acceder a esa información por otra vía y sin costo para los particulares.

Así, podemos decir que los trámites o requisitos innecesarios generan ineficiencias en la economía de un país. Por ello, resulta muy importante que los gobiernos lleven a cabo ejercicios de autodisciplina regulatoria, como lo son los Programas de Simplificación Administrativa.

En las últimas dos décadas los gobiernos de todo el mundo han hecho grandes esfuerzos para implementar Programas de Simplificación Administrativa, a través de los cuales se han involucrado en la tarea de revisar su stock o acervo regulatorio, a fin de eliminar las barreras o cargas de información innecesarias y facilitar la presentación de los trámites incorporando el uso de tecnologías de la información, reorganizando sus procesos a través de ventanillas únicas, reduciendo sus plazos de respuesta, ampliando la vigencia de las licencias o permisos, entre otras acciones de mejora.

Cumplir con los trámites no debiera ser una misión imposible para los ciudadanos o empresas, todo lo contrario, si el gobierno requiere de esa información para tomar decisiones, entonces debe facilitar a los particulares su elaboración, presentación y entrega.

Los ejercicios de simplificación administrativa realizados en Europa en los últimos años, han otorgado grandes experiencias que han sido documentadas y divulgadas por la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE); desde mi perspectiva, la más grande innovación de estos ejercicios ha sido la desarrollada por el Gobierno Holandés, la cual se ha denominado Modelo de Costeo Estándar.

El Modelo de Costeo Estándar ha venido a robustecer los programas de simplificación administrativa, ya que propone la cuantificación y la monetización de las cargas administrativas, es decir, propone un método para determinar cuánto tiempo se lleva un particular en realizar un trámite y cuánto dinero le cuesta realizarlo.

El llevar a la dimensión económica las cargas administrativas, es ponerle un precio a la burocracia, al papeleo, lo que ha incentivado a las oficinas gubernamentales a realizar esfuerzos para reducir al mínimo las cargas administrativas, haciendo más eficiente y eficaz la interacción entre el gobierno y la ciudadanía.  

La simplificación administrativa es una herramienta de la Política de Mejora Regulatoria, es la más conocida y la más implementada porque es útil para mejorar la percepción de los particulares sobre sus gobiernos.

La adopción del Modelo de Costeo Estándar resulta obligada hoy en día para todos aquellos que deseen implementar un programa de simplificación administrativa, ya que les permitirá medir cuánto valen las cargas impuestas antes de la implementación del programa y cuánto valen después de haber llevado a cabo las actividades de simplificación, tales como ventanillas únicas, presentación de trámites y pagos vía internet, eliminación de requisitos no necesarios, entre otros. Logrando con ello tener claridad de los recursos económicos que fueron liberados con las acciones de simplificación. Igualmente, estos programas de simplificación deben incorporar consultas públicas para identificar en la voz de los ciudadanos, empresas y organizaciones sociales, cuáles son los trámites más engorrosos y por qué, focalizando acciones de mejora para esos trámites.

En conclusión, si bien debemos reconocer que los trámites imponen cargas o costos a los particulares, también debemos aceptar que no es posible eliminar todos los trámites que establece un gobierno, porque éste requiere información actualizada, oportuna y veraz para operar y tomar decisiones. En este sentido, los gobiernos están obligados a realizar ejercicios de análisis continuo para conservar las obligaciones de información necesarias y eliminar o evitar las innecesarias; para buscar la cooperación y coordinación entre entidades gubernamentales y obtener de otras fuentes parte de la información que requiere el gobierno, sin necesidad de molestar para ello a los particulares; para modernizar las oficinas de gobierno y hacer más eficientes sus procesos utilizando las nuevas tecnologías; y en general, para simplificar y facilitar la interacción de los ciudadanos, empresas y organizaciones sociales con el gobierno, reduciendo al mínimo no sólo cargas, sino también la discrecionalidad de quienes aplican la ley y la posibilidad de cometer actos de corrupción.